SECRETARÍA GENERAL

NATURALEZA

La Secretaría General es el órgano de apoyo, cuya función es la de brindar apoyo administrativo al Concejo Municipal y a la Alcaldía. Está a cargo de la Secretaria General, funcionaría de confianza designada por el Alcalde; es la encargada de programar, dirigir, ejecutar y coordinar la administración documentaría.

 

                                                            SECRETARIA GENERAL FUNCIONES ESPECÍFICAS

Apoyar a la Alcaldía, Comisión de Regidores y Concejo Municipal, en asuntos administrativos de la Municipalidad.Desempeñar las funciones de Secretaria del Concejo Municipal, en la redacción de las Ordenanzas, Acuerdos, Resoluciones, Decretos y/u otros documentos de carácter oficial de la Municipalidad, en estricta coordinación con el Asesor Legal Externo.Administrar la información que se procese en el Sistema Informático con que cuente la unidad orgánica, para el mejor cumplimiento de sus funciones.Tramitar la correspondencia externa del Concejo Municipal y de la Alcaldía.Proponer la designación de los fedatarios de la Municipalidad, así como evaluar y controlar su desempeño.Canalizar las propuestas provenientes de la Gerencia Municipal, para su inclusión en la agenda de las Sesiones del Concejo Municipal.Organizar y concurrir a las sesiones del Concejo Municipal; asistir al Alcalde y redactar las actas correspondientes.Distribuir en forma oportuna las normas que aprueben el Concejo Municipal y el Alcalde, a las unidades orgánicas encargadas de su cumplimiento.Certificar las copias de los documentos que obran en el archivo central de la Municipalidad, así como de los documentos y expedientes en trámite.Elaborar informes mensuales dirigidos a la Alcaldía, acerca del desempeño de la gestión documentaría de la Municipalidad.Atender al público que solicite atención o audiencia con el señor Alcalde.Redactar la agenda para las sesiones del Concejo Municipal de acuerdo a las instrucciones impartidas por el Alcalde.Citar a los señores Regidores y/o Funcionarios a las sesiones ordinarias y extraordinarias del Concejo, con la debida anticipación, de acuerdo a Ley.Otras funciones inherente al Área que le asigne la Alcaldía.

 

                                                                     LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

Depende directamente del AlcaldeTiene mando directo sobre el técnico de Trámite Documentado y el técnico del Módulo de Informes, Atención y Orientación al Usuario

 

PERFIL / REQUISITOS MÍNIMOS

Técnico Titulado de Instituto o afínes en Secretariado Ejecutivo.Experiencia acreditada en Gestión Municipal y Dirección de Sistemas Administrativos en General.Manejo de Office (Word, Excel, Power Point), Internet y Archivos.Capacitación en Relaciones Públicas.

 

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES EN  LA MUNICIPALIDAD

Recepcionar, verificar, distribuir e informar al público usuario de todos los expedientes de procedimientos administrativos que son presentados por el público usuario en general.Orientar e informar al público usuario solicitante, sobre los procedimientos de servicios administrativos; así como de la situación de los expedientes tramitados, siempre que esté a su alcance.Clasificar y foliar en números y letras los expedientes admitidos, emitir el proveído (cargo) y distribuir a las Unidades Orgánicas respectivas para su resolución correspondiente.Implementar y mantener un archivo de todos aquellos expedientes que cuentan con oficio pendiente de respuesta, así como de aquellos que cuenten con Resolución de Alcaldía y/o Gerencial, que se encuentre dentro del plazo para ser impugnada.Responsabilizarse de los expedientes admitidos y de su distribución oportuna; así como de los expedientes recepcionados que se encuentran en carpeta.Administrar la fotocopiadora de propiedad de la Municipalidad, presentando información sobre el uso y rendimiento.Velar por el cumplimiento con los plazos establecidos por la Ley N° 27444 - Ley de Procedimientos Administrativos.Asumir responsabilidad administrativa por los documentos que no se atienda en los plazos establecidos en el TUPA.Asumir responsabilidad administrativa por los Silencios Administrativos Positivos que se generen y que traen como consecuencia perjuicio a la Municipalidad.Atender a los usuarios con cortesía, equidad e igualdad sin vulnerar ningún derecho vigente de atención a la población.Las demás atribuciones y responsabilidades que se deriven del cumplimiento de sus funciones y que le sean asignadas por la Secretaria General.

 

LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

Depende directamente de la Secretaria General No tiene mando directo sobre ningún personal

 

PERFIL / REQUISITOS MÍNIMOS

Formación Superior Técnica y/o Universitaria relacionada con el AreaExperiencia en Sistemas de Trámite documentario Conocimiento en Computación. Proporcionar información veraz, oportuna y orientación adecuada al público usuario sobre los procedimientos de los diversos servicios administrativos que brinda la Municipalidad.Brindar una buena atención a los usuarios que acuden a la Municipalidad.Dar todas las facilidades que el caso requiere para obtener datos y/o los requerimientos que solicita el usuario.